25 de Junho 2020

Compliance e LGPD em espaços compartilhados

Compliance e LGPD em espaços compartilhados

O coworking representa um mercado aberto, caracterizado pela cultura do compartilhamento entre os usuários. Conforme mais pessoas fazem parte dessa comunidade compartilhada, maior é a necessidade de se investir em proteção, compliance e adequação às leis como a LGPD, por exemplo.

Essas medidas são necessárias, pois os espaços coworking contam com diversas empresas e trabalhadores autônomos exercendo as mais diferentes atividades (que nem sempre podem ser lícitas perante a lei).

Mas se tratando de um ambiente compartilhado, como manter o compliance em níveis adequados e evitar os riscos?

Acompanhe o artigo de hoje para entender mais sobre este assunto.

O que é compliance?

Antes de falarmos sobre a proteção do coworking e das medidas a serem tomadas, precisamos esclarecer o conceito de compliance.

Compliance é um termo originado do inglês que representa o dever de se estar em conformidade com leis, regras e regulamentos internos e externos.

Adotar o compliance em uma empresa, significa atuar de acordo com as determinações legais dos órgãos reguladores e com as normas internas estabelecidas pelo Código de Conduta e demais regimentos.

Se bem implementado, o compliance pode funcionar como uma importante ferramenta de gestão que protege a empresa nos âmbitos civis e criminais, além de reduzir consideravelmente os riscos que podem afetar sua reputação e funcionamento.

Em sua essência, o compliance visa combater a corrupção dentro das empresas, não importando o ramo de atuação ou a quantidade de funcionários.

O compliance no coworking

Assim como qualquer outro negócio, o coworking também possui riscos, afinal, como já comentamos, nem sempre todos os usuários do espaço são bem intencionados e praticam atividades dentro dos conformes da lei.

Neste contexto, o compliance é aplicado de forma a controlar as ameaças presentes no dia a dia do espaço compartilhado, reduzindo as chances da empresa sofrer impactos negativos e até mesmo irreversíveis devido aos desvios de conduta de seus coworkers.

A partir do momento em que o compliance é adotado pelo coworking, founders e usuários devem se unir para garantir o maior nível de conformidade possível.

Para isso, vale investir em algumas ações como:

  • Implantação de um Código de Ética e de Políticas Internas para os colaboradores e usuários;
  • Realização de procedimentos escritos para diversos processos, como a análise de documentos e contratos, a prospecção de clientes, as investigações internas, os treinamentos de equipe, etc;
  • Criação de um canal exclusivo para denúncias, disponível para todos;
  • Estabelecimento em contrato das obrigações que os coworkers devem respeitar;
  • Aplicação de questionários de declaração de atividades a todos os coworkers para o melhor esclarecimento das atividades que serão desempenhadas no espaço;
  • Realização de reuniões periódicas com os usuários, tanto para a coleta de feedbacks quanto para a atualização sobre o andamento das atividades.

Além destas ações, os founders também devem realizar pesquisas prévias para investigar o perfil do empreendedor e o histórico da empresa que irá atuar no coworking.

Como medida preventiva, vale utilizar formulários para coletar informações das organizações, como CNPJ, razão social, tipo de atividade, CPF do proprietário, e-mail, telefone, RG, etc.

Assegurar que o compliance seja adotado no espaço coworking é um dever de todos. Afinal, nesses ambientes compartilhados, qualquer atividade interna pode se tornar um risco em potencial.

A LGPD no coworking

Com a criação da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/18), prevista para entrar em vigor entre agosto de 2020 e agosto de 2121 — a data de vigência ainda passa por alterações recorrentes —, as empresas deverão se atentar aos processos de coleta, tratamento e utilização dos dados pessoais de seus clientes e colaboradores.

Os espaços coworking que utilizarem a coleta de dados como ação de compliance deverão realizar o tratamento das informações conforme as determinações da LGPD.

Dessa forma, cabe aos administradores comunicar claramente a todos os coworkers como os dados pessoais serão coletados, qual será a finalidade deles, como a organização utilizará esses dados e onde eles serão armazenados ou descartados.

É importante ressaltar que sem a devida autorização do proprietário, nenhuma informação pessoal deverá ser coletada/utilizada. E mesmo após autorizado o uso dos dados, o proprietário poderá solicitar a exclusão de suas informações a qualquer momento.

Para garantir que o coworking funcione totalmente em conformidade com as leis, é fundamental adaptar a política de compliance aos novos regulamentos e normas governamentais.

Somente assim, founders, colaboradores e coworkers poderão respirar mais aliviados quanto à segurança do ambiente que frequentam e sua adequação às demandas da lei e aos princípios éticos.

Gostou do artigo de hoje? Para saber mais sobre espaços coworking, universo empresarial e gestão de carreira, continue acompanhando o blog da BQ Escritórios e Coworking.

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